Entregar valor en un proyecto va más allá de una metodología

Al ejecutar un proyecto encontramos personas y contextos diversos, distintos niveles de incertidumbre y generalmente diferentes expectativas de cada uno de los grupos interesados, esto hace que cada proyecto sea único. Esa complejidad pone en evidencia que cuando un Project Manager trata de gestionar siguiendo "el paso a paso" metodológico con las tapa ojeras puestas, lo más probable es que lleve al proyecto directo al fracaso y a su equipo a la frustración. En este sentido, las mejores prácticas, las herramientas, el paso a paso, deben tenerse siempre a mano, considerando que sean usadas de manera adaptativa a partir de una lectura eficaz del momento que cada proyecto va atravesando.

El gap entre la metodología y la realidad

Según el Project Management Institute, el 43% de los proyectos en Latinoamérica no cumplen sus objetivos iniciales, no por falta de recursos, sino por una brecha en la aplicación de prácticas adaptadas a la realidad regional. La volatilidad económica, la gestión de stakeholders en culturas jerárquicas y la resistencia al cambio, son solo algunos de los obstáculos que exigen más que un certificado en gestión de proyectos: requieren un enfoque híbrido, resiliente y profundamente humano.

La excelencia de los proyectos exige que midamos algo más que el resultado final. Debemos tener en cuenta factores como la calidad, la eficacia operativa, el valor a largo plazo, la satisfacción de las partes interesadas, la creación de conocimientos y el rendimiento del equipo para garantizar que se cumplen las normas más estrictas. Sin ellos, incluso un proyecto técnicamente exitoso corre el riesgo de no alcanzar su potencial. — Ed Hoffman, Ph.D., PMI Knowledge Strategies

Entonces vale la pena preguntarse ¿Cuánto peso tienen las buenas prácticas para que cada proyecto entregue los resultados esperados? En mi experiencia mucho, especialmente cuando esas prácticas nos dan las herramientas para probar, evaluar, aprender e iterar nuestras acciones en función de los objetivos que queremos alcanzar. Las buenas prácticas proporcionan el foco para poder diseñar los pilares donde se fundan las bases del éxito.

Liderar proyectos cuando lo impredecible es la constante

Como un buen proyecto puede darse tanto en la vida corporativa como en la vida personal y el impacto de las buenas prácticas puede verse en cualquier ámbito, imagina que quieres tomar el auto con tu familia y hacer ese viaje que siempre has soñado. Algunas buenas prácticas que pudieran facilitar la planificación, ejecución del proyecto y considerar variables que pueden reducir la incertidumbre, serían:

No hay viaje sin destino: Definir objetivos y metas claras junto con un buen alcance es fundamental. ¿Qué se quiere lograr? ¿Quién o quiénes se van a beneficiar del viaje? ¿Con qué recursos cuento para completarlo con éxito?

No hay ruta sin coordenadas: Marcar los hitos y las tareas que nos permitirán avanzar tiene una incidencia directa en los resultados. ¿Cuáles son las épicas del viaje? ¿Cuáles son esos mini proyectos dentro del viaje? ¿Qué tiempo tomará considerando los recursos disponibles?

No hay recorrido sin combustible: Ya que este viaje no vamos solos, es importante mostrar los beneficios y lo que motiva a cada viajero. ¿Sabemos y podemos mostrar por qué estamos haciendo este viaje? ¿Estamos preparados para reconocer los aportes de cada participante en los resultados?

No hay traslado sin pilotos y pasajeros: Conocerse entre todos los que viajan y entender qué motiva a cada quien es fundamental para una buena experiencia. ¿Está bien definido quiénes son y qué necesitan los participantes del viaje? ¿Quién sustituye al piloto cuando a éste le dé sueño?

No hay recorrido sin ver los paisajes: Hay que adaptarse al contexto y para ello hay que entenderlo primero. ¿Cómo estoy monitoreando los cambios en el plan? ¿Podemos anticipar el escenario ideal? ¿Cuáles son los escenarios alternativos?

No hay avance sin evidencia de los kilómetros recorridos: Tanto para gestionar un viaje como para los proyectos corporativos es esencial diseñar métricas y mostrarlas; eso nos va a permitir saber cómo vamos durante el recorrido y medir cómo llegaremos a destino.

No hay seguridad sin herramientas en el baúl: Los indicadores nos ayudan a medir los riesgos, pero debemos garantizar que tenemos diferentes herramientas para mitigarlos. Si identificamos los riesgos en equipo, es menos probable que se nos escape alguno.

Cada proyecto es en sí mismo un viaje. Para llegar bien a destino es importante comprender que el cambio se nos sirve en la mesa cada día en forma de volatilidad, y congeniar con él no es negociable. Pero sí podemos establecer puntos de apoyo para gestionarlo sin que el plan se nos venga abajo, incluso usándolo a nuestro favor, ya que el éxito no solo está en la gestión sino en el acompañamiento y en la entrega de verdadero valor durante todo el camino.